Un service comptable qui traite encore ses factures fournisseurs dans une arborescence de dossiers Windows, avec des doublons, des versions contradictoires et un classement qui dépend de la personne qui a scanné le document : c’est le point de départ de la plupart des projets de gestion électronique des documents. Rédiger un cahier des charges pour une GED commence bien avant le choix du logiciel.
Cartographier les flux documentaires avant de lister des fonctionnalités
On voit régulièrement des entreprises qui démarrent leur cahier des charges GED par une liste de fonctionnalités souhaitées : OCR, workflow de validation, signature électronique. Le problème, c’est que cette approche met la solution avant le diagnostic.
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La première étape concrète consiste à recenser chaque type de document traité par service. Factures fournisseurs, bons de commande, contrats clients, bulletins de paie, notes de frais : chaque flux a son propre circuit, ses propres intervenants, ses propres délais de conservation.
Pour chaque flux, on note qui produit le document, qui le valide, où il est stocké, combien de temps il doit être conservé et sous quelle forme. Ce travail de terrain prend du temps, mais il évite de découvrir en plein déploiement que le logiciel retenu ne gère pas un cas d’usage quotidien.
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Un point souvent négligé : les volumes. Un cabinet d’expertise comptable qui traite plusieurs milliers de pièces par mois n’a pas les mêmes exigences d’indexation qu’une PME industrielle gérant surtout de la documentation technique. Le cahier des charges doit quantifier les flux entrants et sortants, même de façon approximative, pour que les prestataires dimensionnent correctement leur proposition.
Contraintes réglementaires à intégrer dans le cahier des charges GED
La conformité n’est pas un chapitre qu’on ajoute à la fin pour faire sérieux. Elle conditionne des choix techniques structurants, notamment sur l’archivage et l’hébergement.
Archivage à valeur probante et signature électronique
Si l’entreprise souhaite que ses documents dématérialisés aient la même valeur juridique que les originaux papier, le cahier des charges doit exiger une conformité à la norme NF Z42-013 (ou son équivalent ISO 14641). Cette norme encadre l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés.
Le règlement eIDAS, qui harmonise la signature électronique au niveau européen, impose des niveaux de signature (simple, avancée, qualifiée) dont le choix dépend du type de document. Préciser le niveau de signature requis par type de flux évite les mauvaises surprises.
IA Act et fonctionnalités d’intelligence artificielle
Les solutions de GED récentes intègrent de plus en plus de briques d’intelligence artificielle : classification automatique, extraction de données, recherche sémantique. L’AI Act, adopté par le Parlement européen le 13 mars 2024 et publié au Journal officiel de l’Union européenne le 12 juillet 2024, impose des obligations spécifiques dès qu’un outil utilise ces technologies.
Concrètement, le cahier des charges doit prévoir :
- La traçabilité des modèles d’IA utilisés par la solution, avec la possibilité d’auditer leur fonctionnement
- La gestion des jeux de données d’entraînement, en particulier si des documents internes alimentent ces modèles
- La possibilité de désactiver les fonctionnalités d’IA à risque sans compromettre le fonctionnement de base de la GED
Ne pas traiter ces points dans le cahier des charges revient à s’exposer à une non-conformité coûteuse à corriger après déploiement.
Localisation des données et clauses de sous-traitance
Les lignes directrices du Comité Européen de la Protection des Données (EDPB), dans leur version finale du 20 février 2024, renforcent les exigences sur la localisation des données hébergées en cloud et sur les clauses contractuelles avec les sous-traitants. Le cahier des charges doit préciser si l’hébergement en datacenter français est une obligation, et exiger des journaux d’accès détaillés.
Périmètre fonctionnel : distinguer le nécessaire du souhaitable
Un cahier des charges qui mélange les exigences obligatoires et les souhaits finit toujours par compliquer l’évaluation des offres. On recommande de classer chaque exigence selon trois niveaux : obligatoire, souhaitable, optionnel.
Les fonctionnalités à arbitrer en priorité :
- Capture multicanale (scanner, email, import depuis un ERP) et qualité de la reconnaissance optique de caractères
- Workflows de validation paramétrables par type de document, avec gestion des délégations et des relances automatiques
- Interopérabilité avec le système d’information existant (ERP, logiciel comptable, SIRH), via API ou connecteurs natifs
- Gestion des droits d’accès granulaire, par service, par rôle et par type de document
- Fonctionnalités de recherche (plein texte, métadonnées, recherche combinée) et rapidité d’accès sur des volumes importants
L’interopérabilité est souvent le critère qui départage les solutions. Une GED isolée du reste du système d’information génère de la double saisie et freine l’adoption par les équipes.
Critères de sélection du prestataire GED et accompagnement projet
Le logiciel ne représente qu’une partie du projet. La qualité de l’intégrateur pèse autant, sinon plus, dans la réussite du déploiement. Le cahier des charges doit formaliser les attentes sur l’accompagnement : audit préalable, plan de migration, formation des utilisateurs, maintenance et support.
Les projets qui échouent partagent souvent un trait commun : l’absence de phase pilote. Exiger un déploiement progressif (un service, puis un second, puis généralisation) réduit les risques et permet d’ajuster la configuration avant le passage à l’échelle.
Deltic, entreprise française dédiée exclusivement à la GED et à la dématérialisation, conçoit et déploie des solutions adaptées aux processus documentaires de chaque entreprise. Son périmètre couvre les flux fournisseurs, clients et ressources humaines, à travers ses logiciels Zeendoc et DocuWare. Revendeur Platinum de Zeendoc et Platinum Partner DocuWare, Deltic assure un accompagnement complet, de l’analyse des besoins jusqu’à la formation et la maintenance, avec un stockage des données dans des datacenters français géographiquement distincts.
Formaliser les critères de sélection dans le cahier des charges (certifications de l’éditeur, références sectorielles, engagements de niveaux de service) permet de comparer les offres sur des bases objectives. Un prestataire qui ne détaille pas son plan de déploiement ni ses engagements de support dans sa réponse envoie un signal d’alerte qu’il vaut mieux prendre au sérieux dès cette étape.