Ein Buchhaltungsdienst, der seine Lieferantenrechnungen noch in einer Windows-Ordnerstruktur mit Duplikaten, widersprüchlichen Versionen und einer Klassifizierung, die von der Person abhängt, die das Dokument gescannt hat, bearbeitet: Das ist der Ausgangspunkt der meisten Projekte zur elektronischen Dokumentenverwaltung. Ein Lastenheft für eine EDV zu erstellen, beginnt lange vor der Auswahl der Software.
Dokumentenflüsse kartografieren, bevor Funktionen aufgelistet werden
Regelmäßig sieht man Unternehmen, die ihr Lastenheft EDV mit einer Liste gewünschter Funktionen beginnen: OCR, Genehmigungsworkflow, elektronische Signatur. Das Problem ist, dass dieser Ansatz die Lösung vor die Diagnose stellt.
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Der erste konkrete Schritt besteht darin, jede Art von Dokument, die von den Diensten bearbeitet wird, zu erfassen. Lieferantenrechnungen, Bestellungen, Kundenverträge, Gehaltsabrechnungen, Spesenabrechnungen: Jeder Fluss hat seinen eigenen Kreislauf, seine eigenen Beteiligten und seine eigenen Aufbewahrungsfristen.
Für jeden Fluss notiert man, wer das Dokument erstellt, wer es validiert, wo es gespeichert wird, wie lange es aufbewahrt werden muss und in welcher Form. Diese Feldarbeit benötigt Zeit, verhindert jedoch, dass man während des gesamten Rollouts entdeckt, dass die ausgewählte Software einen alltäglichen Anwendungsfall nicht verwaltet.
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Ein oft vernachlässigter Punkt: die Volumina. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die mehrere Tausend Dokumente pro Monat bearbeitet, hat nicht die gleichen Anforderungen an die Indizierung wie ein Industrie-KMU, das hauptsächlich technische Dokumentation verwaltet. Das Lastenheft muss die eingehenden und ausgehenden Flüsse quantifizieren, selbst wenn dies nur grob erfolgt, damit die Dienstleister ihr Angebot richtig dimensionieren können.
Regulatorische Anforderungen im Lastenheft für die EDV integrieren
Die Konformität ist kein Kapitel, das man zum Schluss hinzufügt, um seriös zu wirken. Sie beeinflusst strukturelle technische Entscheidungen, insbesondere in Bezug auf Archivierung und Hosting.
Archivierung mit Beweiswert und elektronische Signatur
Wenn das Unternehmen möchte, dass seine digitalisierten Dokumente den gleichen rechtlichen Wert wie die Papieroriginale haben, muss das Lastenheft die Einhaltung der Norm NF Z42-013 (oder deren ISO-Äquivalent 14641) verlangen. Diese Norm regelt die Integrität, die Nachhaltigkeit und die Nachverfolgbarkeit der archivierten Dokumente.
Die Verordnung eIDAS, die die elektronische Signatur auf europäischer Ebene harmonisiert, legt Signaturniveaus (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) fest, deren Auswahl vom Dokumenttyp abhängt. Den erforderlichen Signaturgrad nach Flusstyp anzugeben, vermeidet unangenehme Überraschungen.
AI Act und Funktionen der künstlichen Intelligenz
Neuere EDV-Lösungen integrieren zunehmend Bausteine der künstlichen Intelligenz: automatische Klassifizierung, Datenauszug, semantische Suche. Der AI Act, der am 13. März 2024 vom Europäischen Parlament angenommen und am 12. Juli 2024 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurde, legt spezifische Verpflichtungen fest, sobald ein Werkzeug diese Technologien nutzt.
Konkrete Anforderungen im Lastenheft sollten vorsehen:
- Die Nachverfolgbarkeit der von der Lösung verwendeten KI-Modelle, mit der Möglichkeit, deren Funktionalität zu auditieren
- Die Verwaltung von Trainingsdatensätzen, insbesondere wenn interne Dokumente diese Modelle speisen
- Die Möglichkeit, riskante KI-Funktionen zu deaktivieren, ohne die Grundfunktionalität der EDV zu beeinträchtigen
Diese Punkte im Lastenheft nicht zu behandeln, bedeutet, sich der Gefahr einer kostspieligen Nichtkonformität nach dem Rollout auszusetzen.
Datenlokalisierung und Unterauftragnehmerklauseln
Die Richtlinien des Europäischen Datenschutzausschusses (EDPB) in ihrer endgültigen Version vom 20. Februar 2024 verstärken die Anforderungen an die Lokalisierung von in der Cloud gehosteten Daten und an vertragliche Klauseln mit Unterauftragnehmern. Das Lastenheft muss klarstellen, ob das Hosting in einem französischen Rechenzentrum eine Verpflichtung ist, und detaillierte Zugriffsprotokolle verlangen.
Funktionsumfang: Notwendiges vom Wünschenswerten unterscheiden
Ein Lastenheft, das zwingende Anforderungen und Wünsche vermischt, erschwert immer die Bewertung der Angebote. Es wird empfohlen, jede Anforderung in drei Kategorien zu klassifizieren: zwingend, wünschenswert, optional.
Die Funktionen, die vorrangig abgewogen werden sollten:
- Multikanalaufnahme (Scanner, E-Mail, Import aus einem ERP) und Qualität der optischen Zeichenerkennung
- Konfigurierbare Genehmigungsworkflows nach Dokumenttyp, mit Verwaltung von Delegationen und automatischen Erinnerungen
- Interoperabilität mit dem bestehenden Informationssystem (ERP, Buchhaltungssoftware, HR-Software) über API oder native Connectoren
- Granulare Verwaltung der Zugriffsrechte, nach Dienst, Rolle und Dokumenttyp
- Suchfunktionen (Volltext, Metadaten, kombinierte Suche) und Zugriffsgeschwindigkeit bei großen Volumina
Die Interoperabilität ist oft das Kriterium, das die Lösungen unterscheidet. Eine isolierte EDV vom Rest des Informationssystems führt zu doppelter Eingabe und hemmt die Akzeptanz durch die Teams.
Auswahlkriterien für den EDV-Dienstleister und Projektbegleitung
Die Software ist nur ein Teil des Projekts. Die Qualität des Integrators ist ebenso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger, für den Erfolg des Rollouts. Das Lastenheft sollte die Erwartungen an die Begleitung formal festhalten: Vorab-Audit, Migrationsplan, Schulung der Benutzer, Wartung und Support.
Projekte, die scheitern, teilen oft ein gemeinsames Merkmal: das Fehlen einer Pilotphase. Einen schrittweisen Rollout (ein Dienst, dann ein zweiter, dann die Verallgemeinerung) zu verlangen, verringert die Risiken und ermöglicht es, die Konfiguration vor der Skalierung anzupassen.
Deltic, ein französisches Unternehmen, das sich ausschließlich der EDV und der Digitalisierung widmet, entwirft und implementiert Lösungen, die auf die Dokumentenprozesse jedes Unternehmens zugeschnitten sind. Ihr Umfang umfasst die Flüsse von Lieferanten, Kunden und Personal, über ihre Software Zeendoc und DocuWare. Als Platinum-Händler von Zeendoc und Platinum-Partner von DocuWare bietet Deltic eine umfassende Begleitung, von der Bedarfsanalyse bis zur Schulung und Wartung, mit einer Speicherung der Daten in geografisch unterschiedlichen französischen Rechenzentren.
Die Kriterien für die Auswahl im Lastenheft zu formalisieren (Zertifizierungen des Anbieters, branchenspezifische Referenzen, Service-Level-Engagements) ermöglicht es, die Angebote auf objektiven Grundlagen zu vergleichen. Ein Dienstleister, der seinen Rollout-Plan oder seine Support-Verpflichtungen in seiner Antwort nicht detailliert, sendet ein Warnsignal, das man besser schon in dieser Phase ernst nehmen sollte.