Um serviço contábil que ainda trata suas faturas de fornecedores em uma estrutura de pastas do Windows, com duplicatas, versões contraditórias e uma organização que depende da pessoa que digitalizou o documento: esse é o ponto de partida da maioria dos projetos de gestão eletrônica de documentos. Redigir um caderno de encargos para uma GED começa muito antes da escolha do software.
Mapear os fluxos documentais antes de listar funcionalidades
Vemos regularmente empresas que iniciam seu caderno de encargos GED com uma lista de funcionalidades desejadas: OCR, fluxo de validação, assinatura eletrônica. O problema é que essa abordagem coloca a solução antes do diagnóstico.
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A primeira etapa concreta consiste em catalogar cada tipo de documento tratado por serviço. Faturas de fornecedores, ordens de compra, contratos de clientes, holerites, notas de despesas: cada fluxo tem seu próprio circuito, seus próprios intervenientes, seus próprios prazos de conservação.
Para cada fluxo, anotamos quem produz o documento, quem o valida, onde ele é armazenado, quanto tempo deve ser conservado e em que formato. Esse trabalho de campo leva tempo, mas evita descobrir em pleno desdobramento que o software escolhido não gerencia um caso de uso diário.
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Um ponto frequentemente negligenciado: os volumes. Um escritório de contabilidade que trata milhares de documentos por mês não tem as mesmas exigências de indexação que uma PME industrial que gerencia principalmente documentação técnica. O caderno de encargos deve quantificar os fluxos de entrada e saída, mesmo que de forma aproximada, para que os prestadores dimensionem corretamente sua proposta.
Restrições regulatórias a serem integradas no caderno de encargos GED
A conformidade não é um capítulo que se adiciona no final para parecer sério. Ela condiciona escolhas técnicas estruturantes, especialmente sobre arquivamento e hospedagem.
Arquivamento com valor probatório e assinatura eletrônica
Se a empresa deseja que seus documentos digitalizados tenham o mesmo valor jurídico que os originais em papel, o caderno de encargos deve exigir conformidade com a norma NF Z42-013 (ou seu equivalente ISO 14641). Esta norma regula a integridade, a durabilidade e a rastreabilidade dos documentos arquivados.
O regulamento eIDAS, que harmoniza a assinatura eletrônica em nível europeu, impõe níveis de assinatura (simples, avançada, qualificada) cujo escolha depende do tipo de documento. Especificar o nível de assinatura requerido por tipo de fluxo evita surpresas desagradáveis.
IA Act e funcionalidades de inteligência artificial
As soluções de GED recentes integram cada vez mais componentes de inteligência artificial: classificação automática, extração de dados, pesquisa semântica. O AI Act, adotado pelo Parlamento Europeu em 13 de março de 2024 e publicado no Jornal Oficial da União Europeia em 12 de julho de 2024, impõe obrigações específicas assim que uma ferramenta utiliza essas tecnologias.
Concretamente, o caderno de encargos deve prever:
- A rastreabilidade dos modelos de IA utilizados pela solução, com a possibilidade de auditar seu funcionamento
- A gestão dos conjuntos de dados de treinamento, especialmente se documentos internos alimentam esses modelos
- A possibilidade de desativar funcionalidades de IA de risco sem comprometer o funcionamento básico da GED
Não tratar esses pontos no caderno de encargos equivale a se expor a uma não conformidade custosa de corrigir após o desdobramento.
Localização de dados e cláusulas de subcontratação
As diretrizes do Comitê Europeu de Proteção de Dados (EDPB), em sua versão final de 20 de fevereiro de 2024, reforçam as exigências sobre a localização de dados hospedados em nuvem e sobre as cláusulas contratuais com subcontratados. O caderno de encargos deve especificar se a hospedagem em datacenter francês é uma obrigação e exigir registros de acesso detalhados.
Escopo funcional: distinguir o necessário do desejável
Um caderno de encargos que mistura exigências obrigatórias e desejos sempre acaba complicando a avaliação das propostas. Recomenda-se classificar cada exigência em três níveis: obrigatório, desejável, opcional.
As funcionalidades a serem priorizadas:
- Captura multicanal (scanner, e-mail, importação de um ERP) e qualidade do reconhecimento óptico de caracteres
- Workflows de validação configuráveis por tipo de documento, com gestão de delegações e lembretes automáticos
- Interoperabilidade com o sistema de informação existente (ERP, software contábil, SIRH), via API ou conectores nativos
- Gestão de direitos de acesso granular, por serviço, por função e por tipo de documento
- Funcionalidades de pesquisa (texto completo, metadados, pesquisa combinada) e rapidez de acesso em volumes grandes
A interoperabilidade é frequentemente o critério que distingue as soluções. Uma GED isolada do restante do sistema de informação gera dupla entrada de dados e dificulta a adoção pelas equipes.
Critérios de seleção do prestador de GED e acompanhamento do projeto
O software representa apenas uma parte do projeto. A qualidade do integrador pesa tanto, senão mais, na sucesso do desdobramento. O caderno de encargos deve formalizar as expectativas sobre o acompanhamento: auditoria prévia, plano de migração, treinamento dos usuários, manutenção e suporte.
Os projetos que falham frequentemente compartilham uma característica comum: a ausência de fase piloto. Exigir um desdobramento progressivo (um serviço, depois outro, e então a generalização) reduz os riscos e permite ajustar a configuração antes da escalabilidade.
Deltic, empresa francesa dedicada exclusivamente à GED e à desmaterialização, concebe e implementa soluções adaptadas aos processos documentais de cada empresa. Seu escopo abrange os fluxos de fornecedores, clientes e recursos humanos, através de seus softwares Zeendoc e DocuWare. Revendedor Platinum de Zeendoc e Platinum Partner DocuWare, a Deltic garante um acompanhamento completo, desde a análise das necessidades até o treinamento e a manutenção, com armazenamento de dados em datacenters franceses geograficamente distintos.
Formalizar os critérios de seleção no caderno de encargos (certificações do editor, referências setoriais, compromissos de níveis de serviço) permite comparar as propostas com base em critérios objetivos. Um prestador que não detalha seu plano de desdobramento nem seus compromissos de suporte em sua resposta envia um sinal de alerta que é melhor levar a sério desde esta etapa.