Un servizio contabile che gestisce ancora le sue fatture fornitori in una struttura di cartelle Windows, con duplicati, versioni contrastanti e una classificazione che dipende dalla persona che ha scannerizzato il documento: questo è il punto di partenza della maggior parte dei progetti di gestione elettronica dei documenti. Redigere un capitolato per una GED inizia molto prima della scelta del software.
Mappare i flussi documentali prima di elencare le funzionalità
Si vedono regolarmente aziende che avviano il loro capitolato GED con un elenco di funzionalità desiderate: OCR, workflow di validazione, firma elettronica. Il problema è che questo approccio mette la soluzione prima della diagnosi.
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Il primo passo concreto consiste nel catalogare ogni tipo di documento trattato dal servizio. Fatture fornitori, ordini di acquisto, contratti clienti, buste paga, note spese: ogni flusso ha il suo circuito, i suoi attori, i suoi tempi di conservazione.
Per ogni flusso, si annota chi produce il documento, chi lo valida, dove è archiviato, per quanto tempo deve essere conservato e in quale forma. Questo lavoro sul campo richiede tempo, ma evita di scoprire durante il pieno dispiegamento che il software scelto non gestisce un caso d’uso quotidiano.
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Un punto spesso trascurato: i volumi. Uno studio di commercialisti che gestisce diverse migliaia di documenti al mese non ha le stesse esigenze di indicizzazione di una PMI industriale che gestisce soprattutto documentazione tecnica. Il capitolato deve quantificare i flussi in entrata e in uscita, anche in modo approssimativo, affinché i fornitori dimensionino correttamente la loro proposta.
Vincoli normativi da integrare nel capitolato GED
La conformità non è un capitolo che si aggiunge alla fine per sembrare serio. Essa condiziona scelte tecniche strutturali, in particolare per quanto riguarda l’archiviazione e l’hosting.
Archiviazione a valore probatorio e firma elettronica
Se l’azienda desidera che i suoi documenti digitalizzati abbiano lo stesso valore legale degli originali cartacei, il capitolato deve richiedere una conformità alla norma NF Z42-013 (o al suo equivalente ISO 14641). Questa norma regola l’integrità, la durabilità e la tracciabilità dei documenti archiviati.
Il regolamento eIDAS, che armonizza la firma elettronica a livello europeo, impone livelli di firma (semplice, avanzata, qualificata) il cui scelta dipende dal tipo di documento. Specificare il livello di firma richiesto per tipo di flusso evita brutte sorprese.
IA Act e funzionalità di intelligenza artificiale
Le soluzioni di GED recenti integrano sempre più componenti di intelligenza artificiale: classificazione automatica, estrazione di dati, ricerca semantica. L’AI Act, adottato dal Parlamento europeo il 13 marzo 2024 e pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea il 12 luglio 2024, impone obblighi specifici non appena uno strumento utilizza queste tecnologie.
Concretamente, il capitolato deve prevedere:
- La tracciabilità dei modelli di IA utilizzati dalla soluzione, con la possibilità di auditarne il funzionamento
- La gestione dei set di dati di addestramento, in particolare se documenti interni alimentano questi modelli
- La possibilità di disattivare le funzionalità di IA a rischio senza compromettere il funzionamento di base della GED
Non trattare questi punti nel capitolato significa esporsi a una non conformità costosa da correggere dopo il dispiegamento.
Localizzazione dei dati e clausole di subappalto
Le linee guida del Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (EDPB), nella loro versione finale del 20 febbraio 2024, rafforzano le esigenze sulla localizzazione dei dati ospitati nel cloud e sulle clausole contrattuali con i subappaltatori. Il capitolato deve precisare se l’hosting in datacenter francese è un obbligo e richiedere registri di accesso dettagliati.
Perimetro funzionale: distinguere il necessario dal desiderabile
Un capitolato che mescola requisiti obbligatori e desideri finisce sempre per complicare la valutazione delle offerte. Si raccomanda di classificare ogni requisito secondo tre livelli: obbligatorio, desiderabile, opzionale.
Le funzionalità da valutare con priorità:
- Cattura multicanale (scanner, email, importazione da un ERP) e qualità del riconoscimento ottico dei caratteri
- Workflow di validazione configurabili per tipo di documento, con gestione delle deleghe e dei solleciti automatici
- Interoperabilità con il sistema informativo esistente (ERP, software contabile, SIRH), tramite API o connettori nativi
- Gestione dei diritti di accesso granulari, per servizio, per ruolo e per tipo di documento
- Funzionalità di ricerca (testo completo, metadati, ricerca combinata) e rapidità di accesso su volumi importanti
L’interoperabilità è spesso il criterio che distingue le soluzioni. Una GED isolata dal resto del sistema informativo genera doppia immissione e frena l’adozione da parte dei team.
Criteri di selezione del fornitore GED e accompagnamento progetto
Il software rappresenta solo una parte del progetto. La qualità dell’integratore pesa tanto, se non di più, nel successo del dispiegamento. Il capitolato deve formalizzare le aspettative sull’accompagnamento: audit preliminare, piano di migrazione, formazione degli utenti, manutenzione e supporto.
I progetti che falliscono condividono spesso un tratto comune: l’assenza di fase pilota. Esigere un dispiegamento progressivo (un servizio, poi un secondo, poi generalizzazione) riduce i rischi e consente di aggiustare la configurazione prima del passaggio su larga scala.
Deltic, azienda francese dedicata esclusivamente alla GED e alla dematerializzazione, progetta e dispiega soluzioni adatte ai processi documentali di ogni azienda. Il suo perimetro copre i flussi fornitori, clienti e risorse umane, attraverso i suoi software Zeendoc e DocuWare. Rivenditore Platinum di Zeendoc e Platinum Partner DocuWare, Deltic assicura un accompagnamento completo, dall’analisi dei bisogni fino alla formazione e alla manutenzione, con un’archiviazione dei dati in datacenter francesi geograficamente distinti.
Formalizzare i criteri di selezione nel capitolato (certificazioni del fornitore, referenze settoriali, impegni sui livelli di servizio) consente di confrontare le offerte su basi oggettive. Un fornitore che non dettaglia il suo piano di dispiegamento né i suoi impegni di supporto nella sua risposta invia un segnale di allerta che è meglio prendere sul serio fin da questa fase.