Un servicio contable que aún trata sus facturas de proveedores en una estructura de carpetas de Windows, con duplicados, versiones contradictorias y una clasificación que depende de la persona que escaneó el documento: este es el punto de partida de la mayoría de los proyectos de gestión electrónica de documentos. Redactar un pliego de condiciones para una GED comienza mucho antes de la elección del software.
Mapear los flujos documentales antes de listar funcionalidades
Se observa regularmente a empresas que inician su pliego de condiciones GED con una lista de funcionalidades deseadas: OCR, flujo de validación, firma electrónica. El problema es que este enfoque pone la solución antes del diagnóstico.
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El primer paso concreto consiste en recopilar cada tipo de documento tratado por servicio. Facturas de proveedores, órdenes de compra, contratos con clientes, nóminas, notas de gastos: cada flujo tiene su propio circuito, sus propios actores, sus propios plazos de conservación.
Para cada flujo, se anota quién produce el documento, quién lo valida, dónde se almacena, cuánto tiempo debe ser conservado y en qué forma. Este trabajo de campo toma tiempo, pero evita descubrir en pleno despliegue que el software elegido no gestiona un caso de uso diario.
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Un punto a menudo descuidado: los volúmenes. Una firma de contabilidad que trata varios miles de documentos al mes no tiene las mismas exigencias de indexación que una PYME industrial que gestiona principalmente documentación técnica. El pliego de condiciones debe cuantificar los flujos entrantes y salientes, incluso de forma aproximada, para que los proveedores dimensionen correctamente su propuesta.
Restricciones regulatorias a integrar en el pliego de condiciones GED
La conformidad no es un capítulo que se añade al final para parecer serio. Condiciona elecciones técnicas estructurales, especialmente en lo que respecta al archivo y la hospedaje.
Archivado con valor probatorio y firma electrónica
Si la empresa desea que sus documentos desmaterializados tengan el mismo valor jurídico que los originales en papel, el pliego de condiciones debe exigir conformidad con la norma NF Z42-013 (o su equivalente ISO 14641). Esta norma regula la integridad, la durabilidad y la trazabilidad de los documentos archivados.
El reglamento eIDAS, que armoniza la firma electrónica a nivel europeo, impone niveles de firma (simple, avanzada, cualificada) cuyo elección depende del tipo de documento. Especificar el nivel de firma requerido por tipo de flujo evita sorpresas desagradables.
IA Act y funcionalidades de inteligencia artificial
Las soluciones de GED recientes integran cada vez más componentes de inteligencia artificial: clasificación automática, extracción de datos, búsqueda semántica. La Ley de IA, adoptada por el Parlamento Europeo el 13 de marzo de 2024 y publicada en el Diario Oficial de la Unión Europea el 12 de julio de 2024, impone obligaciones específicas tan pronto como una herramienta utiliza estas tecnologías.
Concretamente, el pliego de condiciones debe prever:
- La trazabilidad de los modelos de IA utilizados por la solución, con la posibilidad de auditar su funcionamiento
- La gestión de los conjuntos de datos de entrenamiento, especialmente si documentos internos alimentan estos modelos
- La posibilidad de desactivar las funcionalidades de IA de riesgo sin comprometer el funcionamiento básico de la GED
No tratar estos puntos en el pliego de condiciones equivale a exponerse a una no conformidad costosa de corregir después del despliegue.
Localización de datos y cláusulas de subcontratación
Las directrices del Comité Europeo de Protección de Datos (EDPB), en su versión final del 20 de febrero de 2024, refuerzan las exigencias sobre la localización de datos alojados en la nube y sobre las cláusulas contractuales con los subcontratistas. El pliego de condiciones debe precisar si el alojamiento en un datacenter francés es una obligación, y exigir registros de acceso detallados.
Alcance funcional: distinguir lo necesario de lo deseable
Un pliego de condiciones que mezcla los requisitos obligatorios y los deseos siempre termina complicando la evaluación de las ofertas. Se recomienda clasificar cada requisito según tres niveles: obligatorio, deseable, opcional.
Las funcionalidades a priorizar:
- Captura multicanal (escáner, correo electrónico, importación desde un ERP) y calidad del reconocimiento óptico de caracteres
- Flujos de validación configurables por tipo de documento, con gestión de delegaciones y recordatorios automáticos
- Interoperabilidad con el sistema de información existente (ERP, software contable, SIRH), a través de API o conectores nativos
- Gestión de derechos de acceso granular, por servicio, por rol y por tipo de documento
- Funcionalidades de búsqueda (texto completo, metadatos, búsqueda combinada) y rapidez de acceso sobre volúmenes importantes
La interoperabilidad es a menudo el criterio que distingue las soluciones. Una GED aislada del resto del sistema de información genera doble entrada y frena la adopción por parte de los equipos.
Criterios de selección del proveedor GED y acompañamiento del proyecto
El software representa solo una parte del proyecto. La calidad del integrador pesa tanto, si no más, en el éxito del despliegue. El pliego de condiciones debe formalizar las expectativas sobre el acompañamiento: auditoría previa, plan de migración, formación de usuarios, mantenimiento y soporte.
Los proyectos que fracasan a menudo comparten un rasgo común: la ausencia de fase piloto. Exigir un despliegue progresivo (un servicio, luego otro, y luego la generalización) reduce los riesgos y permite ajustar la configuración antes de escalar.
Deltic, empresa francesa dedicada exclusivamente a la GED y a la desmaterialización, diseña y despliega soluciones adaptadas a los procesos documentales de cada empresa. Su alcance cubre los flujos de proveedores, clientes y recursos humanos, a través de sus software Zeendoc y DocuWare. Revendedor Platinum de Zeendoc y Platinum Partner de DocuWare, Deltic asegura un acompañamiento completo, desde el análisis de necesidades hasta la formación y el mantenimiento, con un almacenamiento de datos en datacenters franceses geográficamente distintos.
Formalizar los criterios de selección en el pliego de condiciones (certificaciones del editor, referencias sectoriales, compromisos de niveles de servicio) permite comparar las ofertas sobre bases objetivas. Un proveedor que no detalla su plan de despliegue ni sus compromisos de soporte en su respuesta envía una señal de alerta que es mejor tomar en serio desde esta etapa.