Een boekhoudservice die zijn leveranciersfacturen nog steeds in een Windows-mappenstructuur verwerkt, met duplicaten, tegenstrijdige versies en een classificatie die afhangt van de persoon die het document heeft gescand: dat is het vertrekpunt van de meeste projecten voor elektronische documentbeheer. Een lastenboek voor een EDM opstellen begint veel eerder dan de keuze van de software.
Documentstromen in kaart brengen voordat functies worden opgesomd
We zien regelmatig bedrijven die hun lastenboek EDM beginnen met een lijst van gewenste functies: OCR, validatieworkflow, elektronische handtekening. Het probleem is dat deze aanpak de oplossing vóór de diagnose plaatst.
Lees ook : IGGgames: alles wat u moet weten over de downloadsite en zijn veilige alternatieven
De eerste concrete stap is om elke type document dat door de dienst wordt behandeld te inventariseren. Leveranciersfacturen, bestelbonnen, klantcontracten, loonstroken, onkostenbonnen: elke stroom heeft zijn eigen circuit, zijn eigen betrokkenen, zijn eigen bewaartermijnen.
Voor elke stroom noteren we wie het document produceert, wie het valideert, waar het is opgeslagen, hoe lang het moet worden bewaard en in welke vorm. Dit veldwerk kost tijd, maar voorkomt dat je tijdens de uitrol ontdekt dat de gekozen software een dagelijks gebruiksgeval niet beheert.
Lees ook : De beste banken voor een levenhypotheek lening
Een vaak verwaarloosd punt: de volumes. Een boekhoudkantoor dat meerdere duizenden stukken per maand verwerkt, heeft niet dezelfde eisen voor indexering als een industriële KMO die vooral technische documentatie beheert. Het lastenboek moet de binnenkomende en uitgaande stromen kwantificeren, zelfs bij benadering, zodat de aanbieders hun voorstel correct kunnen dimensioneren.
Regelgevende beperkingen die in het lastenboek EDM moeten worden opgenomen
Compliance is geen hoofdstuk dat je aan het einde toevoegt om serieus over te komen. Het bepaalt structurele technische keuzes, met name op het gebied van archivering en hosting.
Archivering met bewijswaarde en elektronische handtekening
Als het bedrijf wil dat zijn gedigitaliseerde documenten dezelfde juridische waarde hebben als de papieren originelen, moet het lastenboek eisen dat wordt voldaan aan de norm NF Z42-013 (of zijn ISO 14641-equivalent). Deze norm regelt de integriteit, duurzaamheid en traceerbaarheid van gearchiveerde documenten.
De eIDAS-verordening, die de elektronische handtekening op Europees niveau harmoniseert, stelt handtekeningniveaus (simpel, geavanceerd, gekwalificeerd) vast waarvan de keuze afhangt van het type document. Het specificeren van het vereiste handtekeningniveau per type stroom voorkomt onaangename verrassingen.
IA Act en functies van kunstmatige intelligentie
Recente EDM-oplossingen integreren steeds meer elementen van kunstmatige intelligentie: automatische classificatie, gegevensextractie, semantische zoekopdrachten. De AI Act, aangenomen door het Europees Parlement op 13 maart 2024 en gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie op 12 juli 2024, legt specifieke verplichtingen op zodra een tool deze technologieën gebruikt.
Concreet moet het lastenboek voorzien in:
- De traceerbaarheid van de AI-modellen die door de oplossing worden gebruikt, met de mogelijkheid om hun werking te auditen
- Het beheer van trainingsdatasets, vooral als interne documenten deze modellen voeden
- De mogelijkheid om risicovolle AI-functies uit te schakelen zonder de basisfunctionaliteit van de EDM in gevaar te brengen
Deze punten niet in het lastenboek te behandelen, betekent zich blootstellen aan kostbare non-compliance die na de uitrol gecorrigeerd moet worden.
Gegevenslocatie en onderaannemingsclausules
De richtlijnen van het Europees Comité voor Gegevensbescherming (EDPB), in hun definitieve versie van 20 februari 2024, versterken de eisen met betrekking tot de locatie van in de cloud gehoste gegevens en de contractuele clausules met onderaannemers. Het lastenboek moet verduidelijken of hosting in een Frans datacenter een verplichting is, en gedetailleerde toegangslogs eisen.
Functionele reikwijdte: het noodzakelijke van het wenselijke onderscheiden
Een lastenboek dat verplichte eisen en wensen mengt, maakt de evaluatie van aanbiedingen altijd ingewikkelder. Het wordt aanbevolen om elke eis in drie niveaus te classificeren: verplicht, wenselijk, optioneel.
De functies die prioriteit moeten krijgen:
- Multichannel capture (scanner, e-mail, import vanuit een ERP) en de kwaliteit van de optische tekenherkenning
- Instelbare validatieworkflows per type document, met beheer van delegaties en automatische herinneringen
- Interoperabiliteit met het bestaande informatiesysteem (ERP, boekhoudsoftware, HRIS), via API of native connectors
- Granulaire toegangsrechtenbeheer, per dienst, per rol en per type document
- Zoekfunctionaliteiten (volledige tekst, metadata, gecombineerde zoekopdracht) en toegangssnelheid bij grote volumes
Interoperabiliteit is vaak de criterium dat de oplossingen van elkaar scheidt. Een EDM die geïsoleerd is van de rest van het informatiesysteem genereert dubbele invoer en remt de acceptatie door de teams.
Selectiecriteria voor de EDM-aanbieder en projectbegeleiding
De software vertegenwoordigt slechts een deel van het project. De kwaliteit van de integrator weegt even zwaar, zo niet zwaarder, in het succes van de uitrol. Het lastenboek moet de verwachtingen over de begeleiding formaliseren: voorafgaand audit, migratieplan, training van gebruikers, onderhoud en ondersteuning.
Projecten die falen, delen vaak een gemeenschappelijk kenmerk: het ontbreken van een pilotfase. Het eisen van een geleidelijke uitrol (één dienst, dan een tweede, dan generalisatie) vermindert de risico’s en maakt het mogelijk om de configuratie aan te passen voordat de opschaling plaatsvindt.
Deltic, een Frans bedrijf dat zich uitsluitend richt op EDM en digitalisering, ontwerpt en implementeert oplossingen die zijn afgestemd op de documentprocessen van elk bedrijf. Zijn reikwijdte omvat leveranciers-, klant- en personeelsstromen, via zijn software Zeendoc en DocuWare. Als Platinum reseller van Zeendoc en Platinum Partner van DocuWare biedt Deltic volledige begeleiding, van behoefteanalyse tot training en onderhoud, met gegevensopslag in geografisch gescheiden Franse datacenters.
Het formaliseren van de selectiecriteria in het lastenboek (certificeringen van de uitgever, sectorreferenties, service level commitments) maakt het mogelijk om aanbiedingen op objectieve basis te vergelijken. Een aanbieder die zijn uitrolplan of zijn ondersteuningsverplichtingen niet in detail beschrijft in zijn antwoord geeft een waarschuwingssignaal dat het beter is om serieus te nemen vanaf deze fase.